2024 január 2-án új iktatórendszer került bevezetésre az MNOÖ Hivatalában. A kollégák 2023 decemberében több képzésen is részt vettek, így mára már önállóan tudják használni a rendszert
, amely logikus felépítésű, jó felosztású és felhasználóbarát.
Nagy előnye, hogy az e-maileket és a mellékleteket közvetlenül lehet iktatni, ezzel sokkal kevesebb dokumentumot kell kinyomtatni, a legtöbbet elektronikusan tároljuk.
A korábbi évekből származó akták és dokumentumok áthelyezésével egy nagy adatbázis jött létre, amely megkönnyíti például a szükséges partneradatok bevitelét. A migrációnak köszönhetően a korábbi iktatószámok is elérhetők, ez lehetővé teszi a különböző évekből származó, összetartozó dokumentumok összefűzését.
Az új iktatórendszer biztosítja az iratok gyors és egyszerű archiválását is.
Az elektronikus dokumentumokhoz az iroda munkatársai bármikor hozzáférhetnek, így sokkal kevesebb időt kell az iratok keresésére fordítani, és a feldolgozás ideje és folyamata is sokkal rövidebb lett.
Alig néhány héttel az új rendszer bevezetése után máris az tapasztalható, hogy az ügyintézés sokkal könnyebbé vált a gyors iktatásnak és az iratok elektronikus tárolásának köszönhetően. Sokkal kevesebb papírra van szükség, így a nyomtatót is kevesebbet kell használni, ami fontos lépés a környezetvédelem területén. Az irodát is kevesebb mappa terheli, ami a helytakarékosságban segít. Nem utolsósorban pedig a munkatársaknak is könnyebb dolguk van az egyszerűbb iratkezelésnek köszönhetően.
Az iktatóprogram beszerzését a Németország Szövetségi Belügyminisztériuma (BMI) támogatta. Köszönjük a támogatást.